Kinh nghiệm viết mail xin việc - Đúng tâm lý nhà tuyển dụng

Kinh nghiệm viết mail xin việc là thứ không được dạy trong trường lớp, nhưng lại quyết định bạn có vượt qua được “vòng gửi xe” hay không. Nhiều ứng viên giỏi, hồ sơ xịn, kinh nghiệm chất, mà vẫn bị ngó lơ chỉ vì một dòng tiêu đề sơ sài, hoặc nội dung email thiếu điểm nhấn.

Đừng để công sức chuẩn bị CV và hồ sơ bị phí hoài chỉ vì một chiếc mail gửi đi thiếu chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chia nhỏ từng phần rõ ràng, giúp bạn nắm chắc kinh nghiệm viết mail xin việc từ A đến Z – vừa đúng tông văn phòng, vừa đúng tâm lý nhà tuyển dụng. 

Asico không chỉ đơn thuần là nơi đăng tin, mà còn là “trạm trung chuyển” thông tin sống động của cộng đồng người Việt tại Campuchia. Từ chuyện tìm người, tìm việc, tìm phòng đến bóc phốt HR lươn lẹo, cảnh giác tuyển dụng ảo – mọi thứ đều được chia sẻ công khai, rõ ràng. 

Vì sao phải chú trọng kinh nghiệm viết mail xin việc?

Viết mail xin việc không chỉ là thao tác kỹ thuật “gửi file đính kèm”, mà là bước đầu tiên bạn tiếp cận nhà tuyển dụng. Một chiếc mail gọn gàng, đúng chuẩn, có điểm nhấn sẽ giúp bạn ghi điểm từ cái nhìn đầu tiên. Đây là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ nghiêm túc và cả kỹ năng giao tiếp bằng chữ – thứ mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng xem trọng.

Nói ngắn gọn: Kin

Kinh nghiệm viết mail xin việc

h nghiệm viết mail xin việc không giúp bạn trúng tuyển ngay lập tức, nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn không bị loại ngay từ vòng gửi CV. 

Cấu trúc chuẩn cho một email xin việc hiệu quả

Muốn chuyên nghiệp thì phải rõ ràng. Dưới đây là khung chuẩn để bạn xây dựng một email xin việc hoàn chỉnh.

Tiêu đề email (Subject)

Phần này tuyệt đối không được để trống hoặc ghi kiểu “Xin việc” cho có lệ. Tiêu đề cần thể hiện đầy đủ thông tin, dễ hiểu và đúng vị trí ứng tuyển.

• Ví dụ: [Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing] – Nguyễn Văn A
• Hoặc: Ứng tuyển Graphic Designer – Hồ Sơ từ Trần Thị B

Việc đặt tiêu đề rõ ràng không chỉ giúp HR lọc dễ mà còn khiến email của bạn nổi bật giữa hàng trăm thư xin việc khác.

Lời chào đầu thư

Hãy gọi đúng tên hoặc chức danh nếu biết (ví dụ: Kính gửi anh Tuấn – Trưởng phòng Nhân sự). Nếu không rõ người nhận là ai, có thể ghi:

Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng công ty ABC

Tránh các câu mở đầu kiểu “Chào anh/chị”, “Gửi ai đó”, vì sẽ thiếu chuyên nghiệp và dễ gây cảm giác hời hợt.

Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất và cũng là nơi bạn áp dụng mọi kinh nghiệm viết mail xin việc để “chốt sale” bản thân. Hãy chia thành 3 đoạn rõ ràng:

Đoạn 1 – Mục đích gửi mail

Giới thiệu ngắn gọn bạn là ai, đang ứng tuyển vị trí gì, biết tới tin tuyển dụng từ đâu.

Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang làm việc trong lĩnh vực thiết kế đồ hoạ. Tôi được biết công ty đang tuyển vị trí Designer qua Fanpage chính thức, nên tôi xin phép được gửi hồ sơ ứng tuyển.

Đoạn 2 – Lý do bạn phù hợp

Tóm tắt 2–3 điểm nổi bật nhất khiến bạn phù hợp với vị trí. Không cần kể lể dài dòng, chỉ cần chọn đúng điểm chạm.

Ví dụ: Tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm thiết kế thương hiệu tại một agency chuyên về khách hàng FMCG. Ngoài ra, tôi có kỹ năng sử dụng thành thạo Adobe Illustrator, Photoshop, và đã từng triển khai các bộ nhận diện thương hiệu trọn gói cho nhiều khách hàng lớn.

Đoạn 3 – Hành động và kết thư

Cho biết bạn đã đính kèm hồ sơ gì, mong muốn được trao đổi thêm, và kết thư lịch sự.

Ví dụ: Tôi có đính kèm CV, Portfolio và Thư ứng tuyển trong email này. Rất mong có cơ hội trao đổi thêm với quý công ty trong thời gian gần nhất. 

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Email] | [Số điện thoại]

Chữ ký email

Chữ ký email gọn gàng thể hiện bạn là người làm việc chuyên nghiệp. Có thể chèn thêm link LinkedIn nếu cần, nhưng đừng để quá rối. 

Những lỗi thường gặp khi viết mail xin việc và cách né gọn

Những lỗi thường gặp khi viết mail xin việc và cách né gọn

Áp dụng đúng kinh nghiệm viết mail xin việc không khó, nhưng chỉ cần một vài lỗi nhỏ cũng đủ khiến HR bỏ qua hồ sơ của bạn. Dưới đây là những lỗi “quen mặt”:

• Viết không dấu: Trừ khi bạn đang ứng tuyển vào bộ phận code, đừng bao giờ gửi mail không dấu. Dù nội dung hay tới mấy, nhìn vào là thấy… thiếu tôn trọng người đọc.
• Gửi nhầm tên công ty: Copy paste mà không kiểm tra lại là “bẫy tử thần”. Gửi mail cho công ty A nhưng tên trong thư lại là công ty B, thì auto out.
• Không đính kèm file hoặc file bị lỗi: Trước khi bấm gửi, hãy kiểm tra kỹ bạn đã đính kèm đầy đủ chưa, file có mở được không. Đặt tên file rõ ràng theo định dạng: NguyenVanA_CV.pdf
• Viết mail một dòng duy nhất: Chỉ ghi “Em gửi anh/chị hồ sơ ứng tuyển” rồi đính file, thì 100% là hồ sơ của bạn sẽ chìm nghỉm. Email xin việc là để giao tiếp, không phải “drop file”.

Kinh nghiệm viết mail xin việc cho các vị trí khác nhau

Tùy vào từng ngành nghề mà cách bạn thể hiện trong mail cũng nên khác nhau đôi chút. Dưới đây là vài gợi ý:

• Ngành sáng tạo (Designer, Copywriter, Marketing): Tạo điểm nhấn bằng cách dùng lời văn nhẹ nhàng, tự tin, có cá tính, thiết kế CV nổi bật – nhưng không được suồng sã. Đính kèm Portfolio là bắt buộc, có thể chèn link Behance nếu có.
• Ngành kỹ thuật – công nghệ (Dev, IT): Cần thể hiện được sự logic, rõ ràng. Không cần bay bướm, chỉ cần đúng và đủ. Có thể liệt kê ngắn các công nghệ bạn đã từng làm việc, để nhà tuyển dụng dễ nắm.
• Ngành tài chính – kế toán – pháp lý: Lời văn nghiêm túc, trang trọng, dùng từ chuẩn. Chữ nghĩa trong email phải chỉn chu, không sai chính tả, trình bày mạch lạc.

Một vài mẹo nâng cấp mail xin việc

Để tăng tỷ lệ “được gọi đi phỏng vấn”, bạn có thể áp dụng vài mẹo nhỏ:

• Gửi email vào đầu giờ hành chính (tầm 8h30–9h sáng), mail sẽ nổi bật hơn.
• Nếu biết tên người phụ trách tuyển dụng, hãy ghi rõ trong lời chào.
• Có thể thêm một câu hỏi nhỏ cuối thư, như: “Tôi có thể gửi thêm thông tin gì để hỗ trợ quá trình đánh giá không?” để thể hiện bạn cầu thị.

Kết lại – Mail xin việc không cần quá hoa mỹ, chỉ cần đúng chất

Kinh nghiệm viết mail xin việc là kỹ năng sống còn trong thời đại cạnh tranh khốc liệt. Một email chỉn chu, rõ ràng, đúng tông văn phòng và đúng tâm lý nhà tuyển dụng có thể đưa bạn đến gần với cơ hội mới.

Thay vì chỉ nghĩ “gửi đại cho xong”, hãy dành thêm 5 phút để đầu tư vào nội dung email – vì đôi khi, chính điều đó mới là điểm khác biệt giúp bạn nổi bật giữa cả rổ ứng viên. Và nhớ, dân chuyên nghiệp không để mọi thứ ngẫu nhiên, kể cả một dòng subject mail.